Festivales y conciertos ante la prensa: ¿cómo comunicar tu evento para que destaque entre la multitud? (2\/2)

Aunque festivales y eventos de música se necesitan mutuamente, ambas partes no siempre se encuentran en la misma amplitud de onda, o no hallan una clave común para entenderse. La ausencia de un relato comunicativo sólido que respalde el evento, la saturación del calendario, la confusión entre información y publicidad o la falta de conocimiento sobre los hábitos de una redacción periodística están a menudo detrás de este desencuentro.

Ibai Cereijo, director de la agencia de comunicación musical Woo Media y jefe de comunicación de eventos como Dreambeach Festival, WAN, Tomorrowland Around the World, Medusa Sunbeach, Puro Latino o Madrid Puro Reggaeton Festival, ofrece 10 + 10 consejos prácticos para promotores, responsables de comunicación y agencias de prensa, dirigidos a mejorar la comunicación de festivales, conciertos y certámenes musicales en los mass media.

11. Maneja con inteligencia la relación con los periodistas
Prueba a ponerte en la piel de tus interlocutores. Tú aspiras a que tu concierto aparezca en la mayor cantidad de medios posibles. Ellos, en cambio, necesitan valor añadido y ser los primeros para adelantarse a la competencia. Sé consciente de todas las herramientas que tienes en tu mano (notas de prensa, ruedas de prensa, visitas privadas, off the record, filtraciones, exclusivas) y mézclalas con estrategia y generosidad.

12. Alíate con departamentos de prensa oficiales
Que tu festival se lleve bien con la Administración es vital. No sólo evitará que te suspendan la licencia de celebración en vísperas de la apertura. Además, te permitirá crear sinergias valiosísimas con sus oficinas de comunicación. Ellos pueden llegar donde tú no llegas y portan el peso y la credibilidad de una institución pública. Proponles envíos las notas de prensa al mismo tiempo y hacer ruedas de prensa conjuntas.

13. Busca partnerships con medios clave
Identifica a los medios clave para llegar a tu público y proponles ser tu emisora, o revista oficial. Posiblemente, ellos ya estaban ahí antes que tú, así que sé humilde al abordarles y ofréceles valor añadido para su marca. Tienes por explorar todo un mundo de intercambios de imagen, creación conjunta de contenidos, acciones de prescripción y modalidades de cooperación que dispararán tu visibilidad.

14. Gestiona las crisis con transparencia y diligencia
Asúmelo: en tu festival van a ocurrir imprevistos, cancelaciones y/o incidentes. Mantén la calma y ten a tu equipo preparado para responder, tanto en los medios como en las redes sociales. Haz frente al marrón con honestidad y con un mensaje coherente, positivo y humilde. Ten designado a un portavoz hábil, que será el encargado de dar la cara ante cámaras y micrófonos.

15. Sé generoso pero selectivo con las acreditaciones
Si tu festival es nuevo, irás detrás de los medios suplicándoles que asistan. Si es un evento asentado, te abrasarán durante meses a solicitudes de pases de prensa. Márcate de antemano una cifra de periodistas a los que deseas invitar y establece criterios claros para conceder las acreditaciones: importancia del medio, publicaciones previas, asistentes por medio, plazo para publicar la crónica, acceso a backstage y escenarios...

16. Habilita una zona exclusiva para la prensa
Mima a los periodistas y bríndales las comodidades necesarias para trabajar y divertirse. Al mismo tiempo, exígeles una profesionalidad a la altura de la ocasión. Ubícalos apartados del mogollón en una zona céntrica del festival, con wifi, electricidad, taquillas, vigilancia, buenas condiciones de sonido, mesas de trabajo y catering.

17. Filtra y facilita las entrevistas
Tu festival concede a los medios la oportunidad inédita de estar in situ con artistas de primera fila. Guarda un equilibrio sensato entre ayudarles en su trabajo y no convertirte en el agente de prensa personal de tu cabeza de cartel. Si no pones límites, puedes perderte en una maraña de solicitudes de entrevistas a su manager, su booker, su agencia de PR... Prioriza las peticiones de los medios más importantes y aquellas que más visibilicen a tu evento.

18. Estate preparado para la televisión
Con la tele, todo pasa en un visto y no visto. Deciden ir a cubrir tu jornada de apertura y en una hora tienes a una enorme unidad móvil en tu puerta y a un periodista con prisa por grabar y marcharse. ¡No pierdas la oportunidad! Ten lista una vía de acceso, acreditaciones para el vehículo, aparcamiento y a tu portavoz en perfecto estado de revista para las cámaras.

19. Piensa en el horario de los medios
Los festivales suelen celebrarse de noche. Si quieres llegar a tiempo al telediario de la noche o el cierre de los periódicos, ten en consideración sus tiempos de trabajo. Cada día deberías adelantar una selección de fotos y un balance de la jornada antes de que anochezca. A menudo tendrás que aventurar datos: ¡no te pilles los dedos hablando de una actuación que luego acabará cancelándose!

20. No exageres (mucho) las cifras de asistencia
Recuerda siempre que te diriges a periodistas: un público crítico, quizás más veterano que tú, y con un sexto sentido para identificar trolas. Dentro de los límites del sentido común, redondear ligeramente al alza es una práctica habitual y normalmente inofensiva. Si te pasas de listo, puedes echar a perder meses de trabajo. Por no hablar de que te pueden investigar por sobrepasar tu aforo...